Procesautomatisering voor uw bedrijf.
Wij bouwen custom software die uw repetitieve klantwerk overneemt: factureren, aanmaningen, klantcommunicatie, rapportage naar uw accountant. In uw bestaande Moneybird, e-Boekhouden, SnelStart, Pipedrive of Mollie.
Vier patronen die elke moderne MKB-ondernemer herkent.
Deze vier patronen komen uit onderzoek naar het werkleven van Nederlandse MKB-ondernemers en ZZP'ers: branchecijfers, sectorrapporten en gesprekken met ondernemers.
Uw stack is gegroeid, uw werkstroom niet.
U gebruikt Moneybird voor de boekhouding, Mollie of Stripe voor betalingen, een CRM voor klanten, Mailchimp of Loops voor nieuwsbrieven, WhatsApp voor snelle vragen, email voor de rest. Elke tool werkt goed op zichzelf. De koppeling tussen ze zit in uw hoofd.
Aanmaningen en debiteurenbeheer dat blijft hangen.
Een factuur is verstuurd. Veertien dagen later: niets. U opent de boekhoudtool, controleert, schrijft een vriendelijke herinnering. Dertig dagen: u doet het opnieuw, formeler. Het werk is niet zwaar, het is alleen tijd-intensief en u doet het wekelijks voor meerdere klanten.
Klantcommunicatie zonder centrale bron.
Een klant stelt een vraag per email, een follow-up via WhatsApp, belt op donderdag, stuurt op vrijdag een file via WeTransfer. Tegen het einde van de week heeft u vier kanalen open en de context van de relatie zit verdeeld over allemaal. Wie heeft u wat beloofd?
De ondernemer is operations-manager geworden.
U bent ondernemer geworden om het werk te doen waar u goed in bent. In de praktijk besteedt u uren per week aan factureren, opvolgen, aanmaningen, rapporteren, en het beheren van tools die met elkaar moeten praten maar dat niet uit zichzelf doen. Het werk waarvoor klanten u inhuren, krijgt de tijd die overblijft.
Drie automatiseringen, concreet uitgewerkt.
Geen "wij koppelen uw systemen" in algemene termen. Dit is wat de software daadwerkelijk doet, stap voor stap, in code die in uw eigen omgeving draait.
Van akkoord tot bijgeschreven, één doorlopende stroom.
Trigger: een ondertekende offerte (DocuSign Connect webhook, Cal.com signature event, of een eenvoudige yes-reply in de email-thread). De pipeline doet vervolgens:
-
Factuur aangemaakt in Moneybird
(
POST /v2/sales_invoices), e-Boekhouden of SnelStart, met de juiste klant, BTW-categorie en factuurregels -
Email met factuur en betaallink naar klant, via Postmark plus Mollie Payment Link API
(
POST /v2/payment-links) of Stripe Checkout (POST /v1/checkout/sessions) - Webhook-listener voor Mollie of Stripe betaalbevestiging, status van de factuur in het boekhoudpakket bijgewerkt naar betaald
- Bedankmail met betaalbevestiging automatisch verzonden
- Na 14 dagen onbetaald: vriendelijke herinnering, automatisch via Postmark
- Na 30 dagen onbetaald: formele aanmaning, automatisch via Postmark
- Na 60 dagen onbetaald: escalatie naar uw inbox voor handmatige beslissing
Stack. TypeScript Node.js worker, PostgreSQL voor state, Mollie of Stripe webhooks via een externe endpoint, OAuth2 tokens per bedrijf, alle API-roepen idempotent, complete audit-log per factuur.
Wat u eraan heeft. De cyclus van factureren, opvolgen, aanmanen, reconciliëren draait zonder dat u eraan hoeft te denken. Tijdwinst per factuur ligt typisch tussen 20 en 40 minuten over de hele cyclus. Tijd die u kwijt was aan opvolgen verschuift naar klantwerk.
Eén plek waar u ziet wie wat heeft gevraagd, ongeacht het kanaal.
Inkomende contactmomenten van klanten arriveren via verschillende kanalen. De hub centraliseert ze in uw bestaande CRM:
-
Inkomende email via Postmark Inbound, automatisch toegevoegd aan het klantrecord in Pipedrive
(
POST /v1/notes) of HubSpot (POST /crm/v3/objects/notes) - WhatsApp-berichten via WhatsApp Business API (360dialog of Twilio integratie), gekoppeld aan klantrecord op basis van telefoonnummer
- Contactformulier-inzendingen via webhook, direct in het CRM met de juiste tags
- Telefoongesprekken: optioneel via Aircall of Dialpad integratie, anders handmatig met een klantkaart-snelkoppeling
- Dashboard-view per klant: alle kanalen in chronologische volgorde, met snelle filters
Stack. Pipedrive of HubSpot REST API, Postmark Inbound voor email-routing, WhatsApp Business API via 360dialog of Twilio, webhook-listeners voor formulieren, PostgreSQL voor cross-channel state, OAuth2 per bedrijf.
Wat u eraan heeft. U weet wat er met elke klant speelt zonder vier apps open te hebben. Antwoorden gaan sneller omdat de context er al is. Geen "ik moest even kijken" meer.
Uw accountant heeft de cijfers op de eerste van de maand, zonder dat u ze hoeft te exporteren.
Op een ingestelde dag (typisch de 1e van de maand) trekt het systeem de juiste data uit uw boekhoudpakket, bouwt een rapportage volgens de afspraak met uw accountant, en verstuurt het automatisch:
- Scheduled job via node-cron, draait op de afgesproken dag in de maand
-
Data uit Moneybird
(
GET /v2/financial_statements), e-Boekhouden of SnelStart REST API: omzet, kosten, BTW-saldo, debiteuren-overzicht, openstaande posten - Aanvullende transactiedata uit Mollie of Stripe API indien relevant
- PDF-generatie met uw eigen template (Puppeteer of jsPDF), inclusief grafieken
- Email naar uw accountant via Postmark, met PDF als bijlage en standaard begeleidende tekst
- PDF-kopie automatisch geüpload naar Google Drive of SharePoint voor archief
- Optioneel: real-time dashboard voor uzelf met dezelfde data (Astro + tRPC + PostgreSQL)
Stack. Node-cron of Temporal voor scheduling, boekhoudpakket REST API, Puppeteer voor PDF-generatie, Postmark voor email-bezorging, Google Drive of SharePoint API voor archief, optionele dashboard-stack met tRPC en PostgreSQL.
Wat u eraan heeft. Geen exports, geen "kunt u even de cijfers sturen"-momenten. Uw accountant heeft de data wanneer het moet, u krijgt de mentale ruimte terug die u kwijt was aan maandafsluiting.
Drie ingangen, afgestemd op waar uw bedrijf staat.
Wij beginnen vrijwel altijd met een Audit. Sprint en maatwerk-trajecten volgen pas als duidelijk is wat het werk werkelijk inhoudt.
Binnen één week: diagnose en rapport. Wij brengen uw repetitieve werk in kaart, schatten tijdwinst per proces, en geven een eerlijk oordeel.
Vier weken implementatie van één concrete automatisering. Aan het einde draait er werkende software in uw systeem. Geen open-eindige projecten, geen scope creep.
Voor bedrijven met meerdere processen of een situatie die niet in een standaard Sprint past. Scope en prijs stellen we samen vast na de Audit.
Klaar om te beginnen?
Geen verkooppraatje, geen verplichting. In het gesprek bespreken wij uw werkflow, hoe wij die kunnen automatiseren, en of webdesign daarbij past.