Procesautomatisering voor uw kantoor.
Wij bouwen custom software die uw repetitieve werk overneemt: Wwft-onboarding, factuurverwerking, deadlinebewaking, documentbeheer. In uw bestaande Exact, Twinfield, AFAS of Moneybird.
Vier patronen die elk modern accountantskantoor herkent.
Deze vier patronen komen uit onderzoek naar het Nederlandse accountantskantoor: branchecijfers, sectorrapporten en gesprekken met kantoorhouders.
Excel als rode draad door uw moderne systeem.
U werkt met Exact, Twinfield of AFAS. Maar planning staat in Excel, deadlines in een spreadsheet, klantcommunicatie verspreid over mailboxen en WhatsApp, documenten in mappen op de server. Het "geïntegreerde" kantoor blijkt in de praktijk vijf verschillende plekken te zijn waar de waarheid woont.
Repetitief werk dat niet weg te krijgen is.
UBO-validatie bij elke nieuwe cliënt. Inkomende facturen herkennen, classificeren, boeken. Documenten hernoemen volgens uw eigen conventie. KvK-checks. Aanmaningen. Elke losse taak duurt 15 tot 45 minuten. U doet het tientallen keren per week.
Piekdruk die niet weggaat door harder werken.
Bijna twee derde van de Nederlandse kantoren kampt met personeelstekort (CBS, conjunctuurenquête 2025), en 45 procent noemt werkdruk-welzijn het belangrijkste knelpunt (Wolters Kluwer, Future Ready Accountant Rapport). Niet groei, niet techniek. De btw-maanden, het jaarwerk, de Vpb-deadlines stapelen zich op een team dat al krap zit.
Adviestijd die er structureel niet meer is.
57 procent van uw collega's verwacht dat AI de grootste impact heeft op het beroep, slechts 27 procent gebruikt het effectief (Wolters Kluwer). Het verschil is geen techniekprobleem, het is een prioriteringsprobleem. Iemand moet de tijd vinden om uit te zoeken wat wel en niet werkt voor uw kantoor.
Drie automatiseringen, concreet uitgewerkt.
Geen "wij koppelen uw systemen" in algemene termen. Dit is wat de software daadwerkelijk doet, stap voor stap, in code die in uw eigen omgeving draait.
Van getekende offerte tot ingericht klantdossier, zonder handwerk.
Trigger: een getekende offerte (DocuSign Connect webhook, Cal.com signature event, of uw eigen contractsysteem). De pipeline doet vervolgens:
-
KvK API v2 bevragen voor bedrijfsstructuur en bestuurders, via
/api/v2/vestigingsprofielen/{kvkNummer}en/api/v1/basisprofielen/{kvkNummer}/eigenaar -
Klantrecord aangemaakt in uw CRM via Pipedrive REST
(
POST /v1/organizations) of HubSpot v3 (POST /crm/v3/objects/companies) -
Projectmap gegenereerd in Google Drive
(
drive.files.create) of SharePoint via Microsoft Graph (POST /sites/{site-id}/drive/items/root/children), volgens uw eigen mapconventie -
Klantaccount toegevoegd in uw boekhoudpakket via Exact Online REST
(
POST /api/v1/{division}/crm/Accounts) of de Twinfield SOAP-koppeling - Beveiligde upload-link voor UBO en identiteitsdocumenten verstuurd via Postmark of Resend, met eenmalig token en 7-dagen vervaldatum
- Notificatie naar verantwoordelijke accountant in Microsoft Teams (Incoming Webhook) of Slack (Block Kit), zodra het dossier compleet is
Stack. TypeScript Node.js worker, PostgreSQL voor state, BullMQ voor queue-verwerking, OAuth2 tokens per kantoor (geen gedeelde inloggegevens), alle API-roepen idempotent, complete audit-log per pipeline-run.
Wat u eraan heeft. Ongeveer 25 minuten handwerk per nieuwe cliënt vervalt. De foutkans op vergeten Wwft-stappen gaat naar nul. De accountant ontvangt een dossier dat klaar is om te beginnen.
Btw, IB, Vpb: een actief systeem in plaats van een passieve spreadsheet.
De software trekt deadlines uit uw aangiftesoftware (Nextens, Reeleezee, Fiscaal Gemak) via hun REST-API. Op die data bouwen we een regie-laag:
- Windowing op T-30, T-14, T-7, T-2 via daily cron job. Herinneringen naar verantwoordelijke accountant via Teams Incoming Webhook of Slack Block Kit
- Klantnotificaties met pre-filled context (welk dossier, welke periode, welke documenten worden verwacht) en directe aanleverlink, verstuurd via Postmark
- Escalatie naar partner of teamleider zodra deadline binnen 48 uur staat zonder status-update
- Real-time dashboard per medewerker en per type aangifte, met filtering op risico-status (Astro + tRPC + PostgreSQL)
- Auto-sync: pollt de aangiftesoftware dagelijks om afgeronde aangiftes automatisch te sluiten
Stack. PostgreSQL voor state en historie, scheduled jobs via node-cron of Temporal voor langlopende workflows, Postmark voor klantcommunicatie, Microsoft Teams of Slack voor interne notificaties. Read-only access tot de aangiftesoftware, geen write-back.
Wat u eraan heeft. Niemand vergeet meer een deadline omdat het systeem actief naar buiten communiceert. Het Excel-bestand kan weg. De tijd die u kwijt was aan navragen en controleren verschuift naar het werk zelf.
Geen 'AI vervangt de accountant', de accountant krijgt regie boven het werk.
Inkomende factuur komt binnen via Postmark Inbound (mail-attachment), klantportaal-upload, of Peppol e-facturatie. Vervolgens:
- OCR via Azure Document Intelligence met het prebuilt-invoice model, of Google Document AI: leverancier, factuurnummer, bedrag, BTW-percentage, factuurperiode
- Classificatie door een hosted LLM-API: voorgestelde grootboekrekening, categorie en anomalieën, op basis van historische boekingen van deze cliënt
- Anomaly-detectie: duplicaten via factuurnummer + leverancier, ongebruikelijke bedragen, verkeerde BTW-periode, missende referenties
-
Concept-boeking aangemaakt in Exact Online via
POST /v1/{division}/purchaseentries/PurchaseEntriesmet Status 5 (draft, niet 50 voor final), of equivalent in Twinfield of AFAS - Review-queue voor de accountant met prioritering: anomalieën bovenaan, hoogwaarschijnlijk-goede onderaan
Belangrijk: geen factuur wordt automatisch gefinaliseerd. De accountant blijft de schakel die concept naar definitief brengt.
Stack. Postmark Inbound voor e-mail intake, Azure Document Intelligence voor OCR, een hosted LLM voor classificatie, PostgreSQL voor historie en review-queue, Exact Online REST of Twinfield SOAP voor boekingen. Alle anomalieën worden gelogged voor audit.
Wat u eraan heeft. Het saaie deel verdwijnt, het oordeel blijft bij u. De accountant gaat van handmatig-boeken-en-dan-controleren naar alleen-controleren-en-uitzonderingen-afhandelen. Tijdwinst per factuurbatch ligt typisch tussen 30 en 45 minuten, de foutkans op duplicaten en verkeerde periodes dichtbij nul.
Drie ingangen, afgestemd op waar uw kantoor staat.
Wij beginnen vrijwel altijd met een Audit. Sprint en maatwerk-trajecten volgen pas als duidelijk is wat het werk werkelijk inhoudt.
Binnen één week: diagnose en rapport. Wij brengen uw repetitieve werk in kaart, schatten tijdwinst per proces, en geven een eerlijk oordeel.
Vier weken implementatie van één concrete automatisering. Aan het einde draait er werkende software in uw systeem. Geen open-eindige projecten, geen scope creep.
Voor kantoren met meerdere processen of een situatie die niet in een standaard Sprint past. Scope en prijs stellen we samen vast na de Audit.
Klaar om te beginnen?
Geen verkooppraatje, geen verplichting. In het gesprek bespreken wij uw werkflow, hoe wij die kunnen automatiseren, en of webdesign daarbij past.